Digitalización de documentos con carácter probatorio

 

Proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte análogo, en uno o varios ficheros electrónicos que contiene la imagen codificada, fiel e íntegra del documento, con certificación tecnológica de integridad, disponibilidad , fiabilidad y autenticidad.

FINALIDAD

1. Digitalización sin eliminación del documento original análogo: esta digitalización de documentos puede tener al mes tres tipos aplicaciones:

a) Digitalización con fines de control y trámite.

b) Digitalización con fines archivísticos.

c) Digitalización con fines de contingencia y continuidad del negocio.

2. Digitalización con sustitución del soporte análogo: digitalización certificada.

Se hace con el cumplimiento y uso de estándares previamente adoptados por los organismos competentes y por el AGN, de acuerdo con las necesidades de cada entidad o la naturaleza de los documentos y avalada por una instancia u organismo autorizado.

ALCANCES

  • Conversión de soportes físicos mediante la digitalización de los mismos.
  • Garantía del documento electrónico, como un documento veraz, fiable, auténtico e íntegro, tal como el original.
  • Migración del formato de conservación (de físico a electrónico).
  • Eliminación del soporte físico.

COMPONENTES

1. PROCEDIMENTAL 

  • Previo.
  • Oficial de Gestión documental.
  • Descripción.
  • TRD o cuadros de clasificación.
  • Captura • Medios de conservación.
  • Almacenamiento

2. TECNOLÓGICO - Digitalización certificada

  • Estampado cronológico.
  • Firma electrónica/digital.
  • Encriptación de datos.
  • Certificación de condiciones de archivo y conservación por parte de terceros.

COPIA AUTÉNTICA 

  • Nuevo documento, con valor probatorio pleno sobre los hechos o actos que documenta , equivalente al documento original (identidad e igualdad).

COPIA ELECTRÓNICA AUTENTICADA (CEA).

  • No requieren cambio de formato ni contenido, igual validez jurídica que el Documento electrónico.
  • Se expiden a partir de documentos con calidad de original o de copia auténtica.
  • Nuevos documentos electrónicos.
  • Original – CEA “Identificador del documento origen”.
  • CEA serán firmadas mediante alguno de los sistemas de firma electrónica.

Contáctenos para mayor información.